Определение показателей качества функций управления.
Формулируются важнейшие задачи совершенствования управления снабжением производства комплектующими изделиями:
1) сокращение затрат на выполнение следующих функций: «Руководить работой складов», «Акцептовать счета на комплектующие изделия», «Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия», « Снабжать цеха комплектующими изделиями» и др.;
2) избавление от излишних функций: «Контролировать выполнение договоров», «Защищать заявки на комплектующие изделия» и т.п.
3) повышение качества выполнения функций: «Определять потребности в комплектующих изделиях», «Регистрировать поступление комплектующих изделий» и т.п.;
4) повышение уровня обеспеченности производства комплектующими изделиями;
5) совершенствование учета, хранения и использования комплектующих изделий;
6) совершенствование функционального разделения труда в ОВКиК и повышение уровня его регламентации;
7) механизация и автоматизация процессов выполнения функций отдела и т.п.
Творческий этап.
На творческом этапе выбираются методы поиска идей и активизации процесса определения путей повышения эффективности деятельности управленческого персонала, выдвигаются идеи способов выполнения функций управления, формулируются на основе предложенных идей варианты осуществления функций, дается оценка и выполняется предварительный отбор наиболее целесообразных и реальных вариантов выполнения функций управления. При поиске путей совершенствования управления обеспечением производства комплектующими изделиями используются следующие известные методы: «мозговой атаки», контрольных вопросов, морфологического анализа. Формируется экспертная группа в следующем составе: заместитель директора по коммерческим вопросам, начальник ОВКиК, руководитель одной из материальных групп отдела, экономист отдела, начальник складского хозяйства, начальник отдела АСУ, научный сотрудник научно-исследовательской организации или вуза. На творческих совещаниях экспертной группы обсуждаются следующие вопросы:
· Можно ли исключить вообще или передать другому подразделению аппарата управления какую-нибудь функцию из общего состава выполняемых отделом функций?
· Какие функции, относящиеся к ОВКиК, отдел не выполняет?
· Можно ли типизировать процесс выполнения каких-либо функций?
· Можно ли сократить затраты на выполнение каких-либо функций?
· Каким образом можно избавиться от излишних затрат?
· Осуществление каких функций можно осуществить с помощью ЭВМ?
· На сколько снизятся при этом затраты на выполнение функций?
· Каким иным способом можно выполнить какую-либо функцию?
· Как изменится уровень качества выполнения функций?
· Какие технические средства управления целесообразно приобрести ОВКиК?
· Какие внутренние и внешние связи ОВКиК являются излишними, каких связей недостает?
· Какие документы, формы или данные, поступающие или исходящие из отдела, являются излишними?
· Какие данные, необходимые для эффективной работы отдела, не поступают в отдел или поступают с опозданием?
· Как наиболее целесообразно следует распределить функции между работниками ОВКиК?
· Следует ли децентрализировать некоторые функции ОВКиК или наоборот -- централизировать?
· Как следует изменить организационную структуру ОВКиК?
· Чему необходимо обучить работников ОВКиК?
· Какие регламентирующие деятельность ОВКиК нормативные документы необходимо разработать?
· Что нужно сделать для эффективной работы складского хозяйства?
· Как следует изменить систему планирования и экономического стимулирования процесса управления снабжением предприятия комплектующими изделиями?
· Какие другие мероприятия необходимо осуществить для повышения эффективности работы отдела?
· Как изменятся основные показатели деятельности организации в результате совершенствования работы ОВКиК?
На каждый из вопросов, как правило, получают несколько вариантов ответов.
Исследовательский этап.
Разработка проекта происходит на исследовательском этапе. Здесь производится эскизная проработка отобранных вариантов, их сравнительная организационно-экономическая оценка с участием специалистов заинтересованных подразделений и служб организации и учет заключений экспертизы, отбор наиболее подходящих для реализации предложений. Эскизная проработка отобранных вариантов состоит в подробном описании каждого варианта с применением схем, графиков, моделей, функциональных диаграмм, проектов положений о подразделениях и другой проектной документации. Сравнительная технико-экономическая оценка вариантов проектных предложений проводится на основе заключений экспертизы с использованием действующих методических материалов по расчету экономической эффективности инвестиционных проектов. При отборе подходящих для реализации вариантов все предложения делят на следующие группы: реальные для внедрения; возможные для внедрения, но в данных условиях не реализуемые; теоретически возможные, но пока практически не реализуемые; нереальные предложения. Для дальнейшего рассмотрения выбираются варианты из первой группы. На данном этапе разрабатываются: задание на проектирование, организационный общий и организационный рабочий проекту со всеми необходимыми обоснованиями. Исследовательский этап наиболее трудоемок, поэтому здесь рекомендуется привлекать специалистов научно-исследовательских организаций, учебных заведений для проведения научно-исследовательских работ.
